Im Modul Dokumente  können alle zu einem Vorgang gehörende Dateien wie z. B.

• Dokumente

• Faxe

• Mails

• PDF-Files

• Grafiken

• etc.

verwaltet werden.

Durch die Anlage von Dokumentarten können die Dokumente individuell farblich hervorgehoben und

gruppiert werden.

Sie können das Dokument in die aktuelle oder einer eigens angelegten Datenbank für Dokumente importieren

und sichern so das Original vor ungewollten Änderungen.

Über die Zwischenablage können Sie Dokumente oder Grafiken in den zugehörigen Texteditor kopieren

und mit Notizen versehen, ohne das Original zu verändern.

Alle Änderungen am Original (Export, Import oder löschen) werden automatisch dokumentiert.

Ein eventueller Unterschied kann in der Vorschau schon festgestellt werden. Mit dem Schalter für

Intern/Extern kann die Vorschau entsprechend eingestellt werden.

Durch die Zuordnung zu einem Vorgang können z.B. Anfragen, Kostenvoranschläge, Analysen oder

sonstiges externe Beschreibungen zum  (Angebot, Auftrag etc) . im Vorgang selber eingesehen werden.

Durch die Zuordnung zum Ansprechpartner und Geschäftspartner können alle Dokumente

bei den entsprechenden Stammdatenmodulen eingesehen werden.

Mit Hilfe von Stichworten ist eine Umfangreiche, bei Bedarf phonetische Suche möglich und Dokumente

können schnell aufgefunden werden.

Mit der Widervorlage  wird das Dokument automatisch für den Benutzer nach der Anmeldung an

das System eingeblendet.

Die Dokumente werden auch im CM-Modul angezeigt.

 Abb. Modul Dokumente

Suche

Abb. DV-Suche

Die Übersicht der Dokumente  kann nach Dokumentenart gefiltert werden

   Setzt den Filter auf die gewählte Dokumentenart.

    Entfernt den Filter.

Stichwort suchen

Mit dem Button wird die Suche nach Stichwort aktiviert.

Die Anzeige ändert sich anschließend  und Sie können

nun im Suchfeld einen Begriff oder Buchstabenkombination eingeben.

Die Suche erfolgt nach dem betätigen von . hierbei werden die vorher gesetzten Filter (Art, Zeitraum)

berücksichtigt.

Die Stichwortsuche ist auf 3 verschieden Arten möglich:

Standard - Eingegebene Buchstabenfolge wird in den Stichworten wie eingegeben gesucht

Phonetisch 1 - Zusätzlich zum Standard werden Buchstabenfolgen umgewandelt:

                      Die folgende Umsetzungen werden vorgenommen:

                      ai = ei ,  ay = ei , ch = h , chs = x , ck = k , ie = i , j = i , ph = f , th = t , y = i , ey = ei , z = s

                      Zusätzlich findet die Umwandlung in Großbuchstaben und die Wandlung von Umlauten statt.

                      Gleiche Buchstaben die mehrfach hintereinander auftreten, werden auf einen Buchstaben

                       reduziert (aus "Zimmer" wird "ZIMER").

 Phonetisch 2 - Zusätzlich zu Phonetisch 1 werden Buchstabenfolgen umgewandelt:

                       v = f , d = t , b = p , sch = s , g = k

Register Daten

Matchcode

    Suchbegriff für das Dokument.

    Der Matchcode wird automatisch in den Namen und als Stichwort eingefügt.

Datum

    Datum des Dokumentes. Auswahl Kalender. Vorbelegt mit dem Systemdatum.

Name

    Bezeichnung des Dokumentes.

Externe Datei

    Auswahl Datei (siehe Abb. Dateiauswahl)

    Übernahme der externen Datei.

   Mit dem Button kann die externe Datei mit dem unter Windows registrierten Programm geöffnet werden.

          Nach der Übernahme wird das Dokument in der Vorschau (siehe Abb. Vorschau) angezeigt

Dokumentenart

    Auswahl auf Modul Dokumentenart

    Mit dieser Auswahl können Dokumente farblich gekennzeichnet und gefiltert werden.

Ansprechpartner

    Auswahl auf Modul Ansprechpartner (Abb. Auswahl Ansprechpartner) 

    Mit dem Ansprechpartner wird auch der zugehörige Geschäftspartner mit übernommen.

    Hiermit werden die Dokumente dem Partner zugeordnet und können nicht nur beim Vorgang,

    sondern auch beim Ansprechpartner und Geschäftspartner eingesehen werden.

Vorgang

    Auswahl auf die berechtigten Module (Abb. Auswahl Module) 

    Mit dieser Auswahl können Dokumente farblich gekennzeichnet und gefiltert werden.

    Nach der Zuordnung des Moduls kann in dieser der entsprechende Datensatz gewählt

    und zugeordnet.

Stichworte

    Begriffe, die das suchen erleichtern. Nach diesen Begriffen kann auch phonetisch gesucht werden

    (siehe Suche)

Widervorlage

    Soll das Dokument an einem bestimmten Termin angezeigt werden, so kann hier die Widervorlage

    terminiert werden.

Anwender

    Auswahl Anwender

    Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzter.

Abb. Register Daten

    Nur aktiv, wenn eine externe Datei zugeordnet wurde.

    Soll das Dokument in einer anderen Datenbank eingelesen werden, so kann diese im Register Info

    eingetragen werden.

    Vorteil für eine eigene Datenbank:

    Durch das Speichern in eine separaten Datenbank können die Dokumente

    separat gesichert werden und die aktuelle Datenbank schwillt nicht so schnell an.

    Nachteil für eine eigene Datenbank:

    Es müssen 2 Datenbanken gesichert werden.

    Für den Zugriff auf die zweite Datenbank wird ein freier User im Datenbankserver benötigt

     Die Eingabe für die Datenbank ist nur möglich, wenn das Feld Externe Datenbank aktiviert

     wurde.

      Interner Name

            Vom System vergebener eindeutiger Name der Datei in der Datenbank

       Letzte Änderung

            Wird automatisch gefüllt, sofern die in der Datenbank gespeicherte Datei

             importiert, exportiert oder gelöscht wurde.

Diese Button sind nur aktiv, wenn die Datei in der Datenbank vorhanden ist.

Der Button Löschen ist nicht sichtbar, wenn der Anwender keine Berechtigung zum Löschen hat.

Abb. Info

Abb. Vorschau

Abb. Dateiauswahl

Abb. Auswahl Ansprechpartner

Abb. Auswahl Module