| DB-System Dokumentation |
| Vertrieb Abrufauftrag |
Das Modul Abrufauftrag enthält alle Vereinbarungen mit dem Kunden zur Herstellung/Lieferung von Artikel.
Es handelt sich hierbei um größeren Produktionsmengen, die in in Teilmengen abgerufen werden.
Die Lieferzeiten werden mit dem Kunden abgesprochen, so dass der Vertrieb rechtzeitig Artikel vorproduzieren lassen kann.
Dazu werden aus den Abrufaufträgen Aufträge erzeugt, die dann die neue Produktion einleiten.
Die Angaben aus dem Abrufauftrag werden an die nachfolgenden Vorgänge(->Auftrag->Lieferschein-> Rechnung) übergeben, so dass
der Kunde und die Fachabteilung die Verbindung zum Abrufauftrag nicht verlieren.
Die abgerufenen Einzelauftragsmengen werden von der Abrufauftragsmenge abgezogen.
J(ust) I(n)T(ime)
Zur automatisierten Produktion der Artikel kann aus dem Abrufauftrag ein 'Just In Time' Abrufauftrag erstellt werden.
Dadurch unterbleibt die manuelle Überwachung der Abrufaufträge für die rechtzeitige Produktion der Artikel.
Hierfür kann in der Position dei JIT Funktion aktiviert werden. Siehe weiter JIT
Das Modul wird bei der Beschreibung in folgende Bereiche aufgeteilt
· Abrufauftrag Suchen und Filtern
· Historie
· Druckoptionen und sonstige Funktioen (Abschließen, Anlage, Angebot)
Abb. Abrufauftrag
Abrufauftrag Suchen und Filtern
Anzeige Von - Bis
Auswahl Kalender
Hiermit kann die Übersicht auf das Datum des Abrufauftrages eingegrenzt werden.
Filter Status
Mit dem Klick auf Filter setzen wird in Folge der Status gewechselt.
Die Reihenfolge hierbei ist :
-In Bearbeitung
-Freigabe
- Abgeschlossen
Der Status des Abrufauftrages wird farblich und und in Text neben "Abrufauftrag suchen" angezeigt.
Abb. Abrufauftrag suchen
Der Auftragskopf ist in 7 Register aufgeteilt und enthält die Rahmenbedingungen und Informationen zu nachfolgende Vorgängen zum Abrufauftrag.
Kunde
Auswahl auf Modul Geschäftspartner
Es werden hier nur Kunden angezeigt.
Möchten Sie die offenen Posten des Kunden angezeigt bekommen, so setzten
Sie den Schalter Opos (offen Posten) anzeigen in der Konfiguration auf Aktiv.
Ansprechpartner
Auswahl auf Ansprechpartner.
Ansprechpartner beim Kunden.
Lieferanschrift mit Ansprechpartner
Auswahl auf Modul Geschäftspartner
Möchten Sie den Hinweis des des Partners in den Auftrag übernehmen, so setzten
Sie den Schalter Hinweis des Partners übernehmen Konfiguration auf Aktiv.
Wurde ein Kunde ausgewählt, so erscheinen hier nur die verknüpften Partner.
Ist nur eine Anschrift mit dem Kunden verknüpft, so wird diese automatisch hier eingefügt.
Ansprechpartner
Auswahl auf Ansprechpartner.
Ansprechpartner bei der Lieferanschrift.
Abruf-Nr
Wird bei Neuanlage automatisch vorgeschlagen. Kann aber manuell vergeben werden.
Die Eindeutigkeit wird beim Speichern geprüft.
Datum
Vorbelegung mit aktuellem Systemdatum.
Auswahl auf Kalender.
Tag der Anlage.
Bestellnummer
Bestellnummer des Kunden.
Bestelldatum
Vorbelegung mit aktuellem Systemdatum.
Auswahl auf Kalender.
Kontraktnummer
Vertragsnummer des Kunden.
Sachbearbeiter
Auswahl auf Modul Anwender
Der verantwortliche Sachbearbeiter wird automatisch vom System bei der Neuanlage eingefügt.
Lieferzeit
Auswahl auf Lieferbedingung.
Telefon
Telefonnummer des Sachbearbeiters
Lieferbedingung
Auswahl auf Lieferbedingung.
Abteilung
Abteilung des Sachbearbeiters
Email Anschrift des Ansprechpartners. Wird vom System automatisch gefüllt mit
Mailanschrift des Kunden, oder wenn vorhanden, mit der Mailanschrift des Ansprechpartners.
Ist eine eMail eingetragen, so erscheint das Symbol
. Mit einem
Mausklick wird das in Windows registrierte Mailprogramm geöffnet
und mit der Mailanschrift und dem Betreff (Abrufauftragsnummer, Bestellnummer) gefüllt.
Hinweis
Bemerkung /Hinweis zum Auftrag.
Abb. Register Auftrag
Im Register Faktura sind für die Fakturierung relevante Informationen hinterlegt.
Rechnungsanschrift
Auswahl auf Modul Geschäftspartner
Es werden hier nur Rechnungsanschriften angezeigt, die mit dem Kunden verknüpft sind.
Ist keine abweichende Rechnungsanschrift vorhanden, so wird automatisch die Anschrift
des Kunden eingefügt.
MwSt
Mit diesem Schalter kann die Berechnung der Mehrwertsteuer eingestellt werden.
Netto, MwSt, Brutto
Anzeige des im Auftrags hinterlegten Umsatzes.
Hinweis zur Rechnungserstellung
Informationen zur Rechnungsstellung.
Abb. Register Faktura
Im Register Info werden 2 weitere Register angeboten, in denen der Sachbearbeiter umfangreiche Informationen zum aktuellen Stand des Abrufauftrages erhält.
Alle aktiven Aufträge. Dazu gehören : Aufträge mit Restmengen oder noch zu produzierende Aufträge.
Der aktuelle Status des Auftrages wird in der Liste in Schrift und Farbe angezeigt.
Des Weiteren enthält die Liste Informationen zu:
- beauftragte Menge
- Rest-Menge
- Lieferwoche
- Lieferdatum
- Bestellnummer
- aktueller Lagerbestand
- gefertigte Menge
- ausgelieferte Menge
- Artikel
- Auftragsposition
Mit einem Klick auf den Auftrag werden die zugehörigen Zukaufteile mit Status angezeigt
Folgende Informationen sind ersichtlich:
- vom Sachbearbeiter bestellt
- zugehöriger Artikel
- Bezeichnung des Zukaufteils
- zu bestellende Menge
- aktueller Bestand
- Bestelldatum
-bestätigter Liefertermin
Abb. Register Info/Aufträge
Im Register Rechnungen werden die fakturierten Aufträge, sowie die Summe für die fakturierte Anzahl und den gesamten Umsatz.
Abb. Register Info/Rechnungen
Turnus
Das Register Turnus enthält Informationen zur:
Laufzeit des Vertrages
Turnus für die Abwicklung
Fortschreiben der Termine für die Auftragserstellung
Übersicht der automatischen Termine
Laufzeit von bis
Gibt die Gültigkeit des Abrufauftrages an.
Der Abrufauftrag wird hierdurch automatisch gesperrt
Turnus
Auswahl auf Modul Turnus.
Hierdurch wird der Abwicklungsturnus bestimmt und es können automatisch Termine
angelegt werden. Diese Termine generieren einen Auftrag, sobald der Zeitpunkt erreicht ist.
Termine anlegen
Zeitraum für die Anlage der Termine.
Vorhandene automatische Termine in diesem Zeitraum, zu diesem Vorgang
werden vor der Neuerstellung gelöscht.
Abb. Register Turnus
Anschreiben / Anlagentext
Im Register Anschreiben kann ein Text erfasst werden.
Es besteht eine Auswahl auf das Modul Textbausteine
Mit dem Button
kann der Text in
Schrift und Farbe formatiert werden (siehe Abb. Schriftauswahl)
Abb Register Anschreiben/ Anlagentext
Abb Schriftauswahl
Im Register Anlage kann ein Text erfasst werden.
Es besteht eine Auswahl auf das Modul Textbausteine
Mit dem Button
kann der Text in
Schrift und Farbe formatiert werden
Abb Register Anschreiben
Zur Bearbeitung der Positionen stehen folgende Buttons zur Verfügung:
Position hinzufügen
Position korrigieren
Position löschen
Die "Positionsbearbeitung" ist in weitere Register unterteilt:
Position
Rangfolge der Position. Wird automatisch vorbelegt.
Artikel
Auswahl auf Modul Artikel.
Durch Übernahme des Artikels werden korrespondierende Felder mit übernommen.
Text
Der Text enthält die Artikelbezeichnung. Diese kann hier verändert werden.
Menge
Die Anzahl der Nachkommastellen richtet sich nach der Einstellung des Artikels.
Ist in den Preislisten ein Staffelpreis für den gewählte Artikel hinterlegt, so wird der Preis
automatisch angepasst. Ist kein Preis für die Staffel hinterlegt so wird der Preis auf 0.- gesetzt
Preis
Preis des Artikels. Dahinter wird angezeigt, woher der Preis kommt
Hierbei steht :
S Stammdaten Artikel
K Kundenpreisliste
M manuelle Preiseingabe
Restmenge
Menge, für die noch kein Auftrag erzeugt wurde.
Abb. Register Position
Im Register Fibu (Finanzbuchhaltung) können Angaben für das Rechnungswesen eingetragen
werden. Sind diese Daten schon im Artikel hinterlegt, so werden sie hier mit übernommen.
Sachkonto
Auswahl auf Modul Sachkonten
Auswahl auf Modul Kostenstelle
Kostenträger
Auswahl auf Modul Kostenträger
Übergabe Buchhaltung
Dieser Schalter zeigt an, ob diese Position bei einer Übergabe an die Finanzbuchhaltung
berücksichtigt wird.
Position wird ausgedruckt
Dieser Schalter zeigt an, ob diese Position ausgedruckt wird.
MwSt-Schlüssel
Hier kann der Schlüssel für die Position geändert werden.
Die Prozentwerte für den Schlüssel sind in der Konfiguration/Register FiBu hinterlegt.
Abb. Register Fibu
Im Register Zusatztext können weitere Angaben zum Artikel gemacht werden. Die Übernahme von
mehreren Textbausteine in einem Zusatztext ist möglich.
Hinweis zur Position
Auswahl auf Modul Textbausteine
Dieser Text erscheint beim Ausdruck über der Position.
Ergänzende Beschreibung zur Position
Auswahl auf Modul Textbausteine
Dieser Text erscheint beim Ausdruck nach der Position.
Abb. Register Zusatztext
Dieses Register ist erst nach Fertigmeldung des Artikels aktiv und enthält die Informationen zu verknüpften Aufträgen:
Der Status des Auftrages wird farblich hervorgehoben.
Folgende Informationen werden angezeigt:
gefertigt - produzierte Mengen
Fertig am - Tag der Fertigmeldung
Ausgeliefert - ausgelieferte Menge
liefer-Dat. - letztes Lieferdatum
LS-Nr - letzte Lieferscheinnummer
Fakturiert - fakturierte Menge
Dat. Fakt - Datum der letzten Rechnung
Rg-Nr. - letzte Rechnungsnummer
Abb. Register Lieferung
In der Liste Zukaufteile werden zur aktuellen Position die Materialien angezeigt, die beim Artikel als Zukaufteil/Handelsware hinterlegt wurden.
Beim Speichern der Position werden die Zukaufteile in die Liste eingefügt.
Im Artikel ist hinterlegt, bei welcher Auftragsmenge das Material zugekauft werden soll.
Dem entsprechend ist das Feld "Best." aktiviert.
Nach dem Aktivieren kann in der Liste auch die Menge, die bestellt werden soll, überschrieben werden.
Die Informationen über aktuelle Bestände, Bestellungen und Wareneingang können Sie der Liste entnehmen.
Ausnahme:
"Köpp-Materialien" werden nicht automatisch zum Bestellen markiert. Diese Bestellung erfolgt nur bei Auftragsanlage automatisch.
Diese Zuschnitte müssen aktiviert werden, wenn sie trotz der Automatik bestellt werden sollen.
Die Zukaufteile sind entsprechend dem Status farbig markiert:
Blau – Zukaufteil ist noch nicht
weiterbearbeitet. - Das Feld Bestellen kann noch
aktiviert/deaktiviert werden
Pink - Zukaufteil ist schon in der Bedarfsmeldung
(Hier werden die Bestellungen vorbereitet) - Das Feld bestellen kann noch aktiviert werden.
Bei einer Deaktivierung unbedingt den Einkauf davon in Kenntnis setzen.
Grün- Zukaufteil wurde schon bestellt - ist die Bestellung unnötig, unbedingt den Einkauf in Kenntnis setzten.
Eventuell kann die Bestellung storniert werden.
Lila – Zukaufteil wurde geliefert
Abb. Zukaufteile1
Druckoptionen und sonstige Funktionen
Abb. Abrufauftrag drucken
Das Layout des Firmen-Logos (Kopf- und Fußzeile) kann in der Konfiguration eingestellt und bearbeitet werden.
Mit diesem Button erhalten Sie die Seitenansicht der Auftragsbestätigung.
Mit
diesem Button erfolgt der Ausdruck der einer Auftragsbestätigung. Ist kein
Drucker in der Benutzerverwaltung oder Konfiguration hinterlegt, so erfolgt die
Anzeige der Druckerauswahl.
Der Abrufauftrag wird als gedruckt markiert
.
Mit
diesem Button wird die Auftragsbestätigung im hinterlegten Ordner (Konfiguration)
gespeichert und anschließend angezeigt.
ist eine Mailadresse im
Abrufauftrag hinterlegt, so kann mit dem Button das in Windows hinterleget
Mailprogramm geöffnet werden. Diese wird automatisch gefüllt mit den
Informationen zur Auftragsbestätigung
In die Zwischenablage wird der Textbaustein "Vorlage AB Email" kopiert, so dass dieser mit der Tastenkombination (STRG+V) oder (SHIFT+EINFG) in die Mail eingefügt werden kann.
Wurde zuvor eine PDF erzeugt, so kann diese nun auch in der Mail angehangen werden. Zusätzlich wird die Auftragsbestätigung als Kopie gedruckt.
Abb. Funktionen
Mit dem Button
kann ein
Abrufauftrag abgeschlossen werden.
Mit dem Button
können
abgeschlossenen oder noch nicht freigegebene Abrufaufträge aktiviert werden.
Mit dem Button 
kann ein erweiterter grafischer Anlagentext angelegt werden. Es öffnet sich der
Texteditor, in denen Texte, Grafiken etc. angelegt werden können.
Für Just In Time Abrufe wird das Kennzeichen JIT aktiviert,.
Dadurch erhält man weitere Felder zur Erfassung von :
Min.
Das ist die kleinste Menge, die der Kunde abrufen soll. Hierbei sollten die Verpackungseinheiten (Artikel, Zukaufteile) berücksichtigt werden.
Max.
Das ist die größte Menge, die der Kunde abruft. Diese Menge ist immer Verfügbar.
Lieferfrist
Das ist die Anzahl der Tage, in der die Abrufe erfolgen kann. Zu beachten ist hierbei auch die Lieferfrist für Zukaufteile.
Das System überwacht hierbei die Produktion der artikel.
Die Produktionsaufräge werden vom System generiert und enthalten immer die menge, so dass die max. Abrufmenge verfügbar ist.
Die Position wird abgeschlossen, sonbald die bestellte Menge erreicht ist.
Ruft der Kunde nun eine Anzahl Artikel ab, so braucht die Fachabteilung nur den Lieferschein auszudrucken. und der Artikel kann sofort geliefert werden.
Für die ausgelieferte Menge wird zum nächsten Tag ein Produktionsauftrag generiert. Hierbei werden nicht ausgelieferte Mengen, oder sich schon in Produktion befindliche Mengen, berücksichtigt.
Benötigte Zukaufteile werden an den Einkauf weitergeleitet.
Abb. JIT-Posistion
| Weiter zu : Vertrieb Auftrag |