Im Modul Auftrag werden alle vom Kunden beauftragten Dienstleistungen oder Bestellungen

erfasst.

Der Status der Aufträge werden in der Übersichtsliste farbig dargestellt. Die Farben können in der

Konfiguration eingestellt werden.

Der Auftrag erhält immer den Status von der Position mit dem Rangniedrigsten Status.

Die Rangfolge ist

In Bearbeitung 

    Position wurde erfasst , aber noch nicht freigegeben. Arbeitskarte ist noch nicht gedruckt.

Freigabe AV

    Arbeitskarte zur Position wurde gedruckt.

In Produktion

   Der erste Arbeitsgang in der Produktion wurde abgeschlossen

Fertig gemeldet

    Die produzierte Menge wurde fertig gemeldet.

Lieferschein gedruckt

   Ein Lieferschein wurde gedruckt

Abgeschlossen

   Die in der Position gefertigte Menge wurde berechnet.  

  Bei den Artikelgruppen 3, 6 und 8 wird der Auftragsstatus automatisch auf  "In Produktion" gesetzt.

 In der Konfiguration kann ein Timer aktiviert werden, der die Übersicht der Aufträge automatisch aktualisiert.

         Die Intervalle können in Minuten (1-60) angegeben werden. Die Übersicht wird im Normalfall nur bei Datensatzoperationen

        (Speichern) oder Sortierungen aktualisiert. Wenn keine Aktion erfolgt, so bleibt die Anzeige unverändert.

         Durch den Timer wird das "Einfrieren" der Anzeige verhindert. 

   Aufträge können nicht gelöscht werden. Es ist  ein Stornierung möglich, wenn folgende Vorraussetztungen zutreffen:

          Der komplette Auftrag kann nur storniert werden, sofern der Status  nicht größer Freigabe AV ist.

         Es werden dann nur die Positionen storniert,deren Status kleiner in Produktion ist. 

        Auftragspositionen können storniert werden, sofern vorhandene Zukaufteile noch nicht bestellt wurden.

 Das Modul wird bei der Bescheibung in 4 Bereiche aufgeteilt 

·         Suche und Filter

·        Auftragskopf

·               Register Auftrag

·               Register Faktura

·            Historie

·        Positionen

·               Register Position

·               Register Fakturierung

·            Register Fibu

·            Register Zusatztext

·            Register Produktion

·            Register Lieferung

·        Zukaufteile

·        Druckoptionen und sonstige Funktioen

Abb. Auftrag

Auftrag suchen und Filtern

Die Such- und Filterkriterien beziehen sich immer auf den Auftragskopf.

Anzeige Von - Bis

    Auswahl Kalender

    Hiermit kann die Übersicht auf das Auftragsdatum  eingegrenzt werden.

Filter Status

    Angezeigt werden alle Aufträge, die dem aktivierten Status entsprechen.

   Die Farbe des Status wird im Label wiedergegeben.

    Der aktuelle Status des aktivierten Auftrages wird neben der Filterauswahl angezeigt (Beispiel: Freigabe AV)  

Abb. Auftrag suchen

Auftragskopf

Der Auftragskopf ist in 4 Register aufgeteilt und enthält die Rahmenbedingungen und Informationen des Auftrages.

Register Auftrag

Kunde

   Auswahl auf Modul Geschäftspartner

    Es werden hier nur Kunden angezeigt.

    Möchten Sie die offenen Posten des Kunden angezeigt bekommen, so setzten

    Sie den Schalter Opos anzeigen in der Konfiguration auf Aktiv.

DHL Absender

    Soll der Kunde als Absender auf den DHL-Etiketten ausgedruckt werden, so aktivieren sie diesen Schalter.

Lieferanschrift

   Auswahl auf Modul Geschäftspartner

   Möchten Sie den Hinweis des des Partners in den Auftrag übernehmen, so setzten

   Sie den Schalter Hinweis des Partners übernehmen Konfiguration auf Aktiv.

   Wurde ein Kunde ausgewählt, so erscheinen hier nur die verknüpften Partner.

   Ist nur eine Anschrift mit dem Kunden verknüpft, so wird diese automatisch hier eingefügt.

  Sollen die Lieferanschriften in einer Liste zur Auswahl angezeigt werden, so  aktivieren Sie den Schalter im Modul Anwender  (Register Module)

Abrufauftrag

   Auswahl auf Modul Abrufauftrag

   Die Auswahl wird auf dem eingetragenen Kunden und/oder Einsatzort gefiltert.

   Mit dem Buttonwird das Modul Abrufauftrag gestartet und der hinterlegte Abrufauftrag angezeigt 

Sachbearbeiter

   Auswahl auf Modul Anwender

   Der verantwortliche Sachbearbeiter wird automatisch vom System bei der Neuanlage eingefügt.

 Auftragsnummer

    Wird bei Neuanlage automatisch vorgeschlagen. Kann aber manuell vergeben werden.

   Die Eindeutigkeit wird beim Speichern geprüft. 

Datum   

    Vorbelegung mit aktuellem Systemdatum.

    Auswahl auf Kalender.

    Tag der Anlage.

Bestellnummer

    Bestellnummer des Kunden.

Bestelldatum

   Vorbelegung mit aktuellem Systemdatum.

    Auswahl auf Kalender.

 Ansprechpartner   

   Auswahl auf Ansprechpartner.  

    Ansprechpartner beim Kunden.

Lieferbedingung   

   Auswahl auf Lieferbedingung.    

Email

  Email Anschrift des Ansprechpartners. Wird vom System automatisch gefüllt mit

  Mailanschrift des Kunden, oder wenn vorhanden, mit der Mailanschrift des Ansprechpartners. 

   Ist eine Email eingetragen, so erscheint das Symbol . Mit einem Mausklick wird das in Windows registrierte Mailprogramm geöffnet

    und mit der Mailanschrift und dem Betreff (Auftragsnummer, Bestellnummer) gefüllt.

Hinweis

    Bemerkung /Hinweis zum Auftrag.

Fix

    Schalter für Hinweis auf der Arbeitskarte "Fixtermin".

 Abb. Register Auftrag

Faktura

Im Register Faktura sind für die Fakturierung relevante Informationen hinterlegt.

Mit dem -Button können Sie den entsprechen Fakturierungsvorgang aufrufen.

Rechnungsanschrift

   Auswahl auf Modul Geschäftspartner

    Es werden hier nur Rechnungsanschriften angezeigt, die mit dem Kunden verknüpft sind.

    Ist keine abweichende Rechnungsanschrift vorhanden, so wird automatisch die Anschrift

    des Kunden eingefügt.

MwSt.   

    Mit diesem Schalter kann die Berechnung der Mehrwertsteuer eingestellt werden.

Netto, MwSt., Brutto

    Anzeige des im Auftrags hinterlegten Umsatzes.

a Konto   

    Die vom Kunden zu entrichtende a Konto-Zahlung.

Vertreter   

    Auswahl auf  Modul Vertreter

Wird vom System mit dem beim Kunden hinterlegten Vertreter gefüllt.

Mit dem Button wird der Auftragsstatus überprüft und eventuell korrigiert.

 Abb. Register Faktura

Positionsbearbeitung

Zur Bearbeitung der Positionen stehen folgende Buttons zur Verfügung:

    Position hinzufügen

    Position korrigieren

    Position löschen   

Die "Positionsbearbeitung" ist in weitere Register unterteilt:

    Position

    Fakturierung  

    Fibu

    Zusatztext

    Info

Register Position

Position

    Rangfolge der Position. Wird automatisch  vorbelegt.

Artikel

    Auswahl auf Modul Artikel.

    Durch Übernahme des Artikels werden korrespondierende Felder mit übernommen.

Text

    Der Text enthält die Artikelbezeichnung. Diese kann hier verändert werden.

Menge

    Die Anzahl der Nachkommastellen richtet sich nach der Einstellung des Artikels.

    Ist in den Preislisten ein Staffelpreis für den gewählte Artikel hinterlegt, so wird der Preis

   automatisch angepasst.  Ist kein Preis für die Staffel hinterlegt so wird der Preis auf 0.- gesetzt

Preis

    Preis des Artikels.  Dahinter wird angezeigt, woher der Preis kommt

  Hierbei steht :

   S   Stammdaten Artikel

  K   Kundenpreisliste

  M manuelle Preiseingabe 

  V   Preis aus Abrufauftrag 

Menge AK

    Menge die produziert werden soll

Per

  Preiseinheit des Artikels

KW

    Kalenderwoche  Liefertermin, wird bei Neuanlage auf aktuelle KW  + 2 gesetzt

 Lieferdatum

    Liefertermin, wird bei Neuanlage auf Heute + 14 Tage vorbelegt

Auftragsdatum

    Wird mit dem Systemdatum bei Neuanlage gefüllt.

 Noch nicht ausgeliefert

    Menge, die noch nicht ausgeliefert wurde.   

Restmenge Abruf

    Ist im Auftrag ein Abrufauftrag hinterlegt, so wird hier die Restmenge angezeigt, die noch nicht produziert wurde.

Musterauftrag

    Wird vom Kunden ein Muster angefordert, so wird hier der Musterauftrag angezeigt.

   Bestellt der Kunde vorab ein Muster, so sollte die Position gesplittet werden.

   Die 1. Position enthält dann die Anzahl an Muster.

   Die 2. Position enthält die Restmenge der Bestellung und wird erst dann freigegeben, wenn der Kunde das Muster freigegeben hat. 

  In der Spalte FL steht dann "FL" für Freigabeliste und "FLM" für Freigabeliste mit Musteranfertigung.

  Der Musterauftrag kann aus dem Auftrag generiert werden. Mit dem Button   wird ein Musterauftrag angelegt.

Anschließend ändert sich das Symbol und die Musterauftragsnummer wird angezeigt. Mit dem neuen Button kann der Musterauftrag

aufgerufen werden.

und ergänzt werden. Die Weiterbearbeitung erfolgt dann im Modul Musterauftrag (siehe in der Beschreibung zu Musterauftrag).

Abb. Register Position

Register Fakturierung

Im Register Fakturierung werden die Umsätze der aktuellen Position angezeigt.

Beträge

    Anzeige der Umsätze (Brutto, Netto, MwSt. und Gesamt) der Position.

Abb. Register Fakturierung

Register FiBu

Im Register FiBu (Finanzbuchhaltung) können Angaben für das Rechnungswesen eingetragen

werden. Sind diese Daten schon im Artikel hinterlegt, so werden sie hier mit übernommen.

Sachkonto

    Auswahl auf Modul Sachkonten

    Auswahl auf Modul Kostenstelle

Kostenträger

    Auswahl auf Modul Kostenträger

Übergabe Buchhaltung

    Dieser Schalter zeigt an, ob diese Position bei einer Übergabe an die Finanzbuchhaltung

    berücksichtigt wird.

Position wird ausgedruckt

    Dieser Schalter zeigt an, ob diese Position ausgedruckt wird.

MwSt-Schlüssel

    Hier kann der Schlüssel für die Position geändert werden.

Die Prozentwerte für den Schlüssel sind in der Konfiguration/Register FiBu hinterlegt.

Abb. Register Fibu

Register Zusatztext

Im Register Zusatztext können weitere Angaben  zum Artikel gemacht werden. Die Übernahme von

mehreren Textbausteine in einem Zusatztext ist möglich.

Hinweis zur Position

    Auswahl auf Modul Textbausteine

    Dieser Text erscheint beim Ausdruck über der Position.

Ergänzende Beschreibung zur Position

    Auswahl auf Modul Textbausteine

    Dieser Text erscheint beim Ausdruck nach der Position.

Abb. Register Zusatztext

Register Produktion

Im Register Produktion kann der Verlauf der Herstellung des Artikels mit verfolgt werden.

Hier werden alle Arbeitsgänge zur Herstellung des Artikels angezeigt.

Rot   = Arbeitsgänge sind noch nicht fertig

Grün = Arbeitsgänge abgeschlossen

Pink  = Arbeitsgang wurde begonnen

Des weiteren werden der Produktionsstart und Zeiten der Fertigstellung angezeigt.

Steht der Liefertermin fest, so steht im Liefertermin das Datum der Fertigstellung der Artikel.

Dieser Termin oder auch der Lieferhinweis wird von der Abteilung Fertigung im Produktionsplan eingetragen.

Abb. Register Produktion

Register Lieferung

Dieses Register ist erst nach Fertigmeldung des Artikels aktiv und enthält die Informationen zu:

gefertigt         - produzierte Mengen

Fertig            - noch nicht ausgelieferte Menge

Fertig am       - Tag der Fertigmeldung

Ausgeliefert   - ausgelieferte Menge

MA               - Mitarbeiter der den Artikel fertig gemeldet hat

liefer-Dat.      - letztes Lieferdatum

LS-Nr           - letzte Lieferscheinnummer

Fakturiert       - fakturierte Menge

Dat. Fakt       - Datum der letzten Rechnung

Rg-Nr.          - letzte Rechnungsnummer

Produktion nicht fertig.

Wird eine Teilmenge fertig gemeldet und muss noch weiter produziert werden, so muss dieses Feld aktiviert werden.

Nach dem Speichern erscheint dann der Button   Hiermit werden die Arbeitsgänge zurückgesetzt und die Produktion kann dann erneut starten.

Abb. Register Lieferung

Zukaufteile

In der Liste Zukaufteile werden zur aktuellen Position die Materialien angezeigt, die beim Artikel als Zukaufteil/Handelsware  hinterlegt wurden.

Beim Speichern der Position werden die Zukaufteile in die Liste eingefügt.

Im Artikel ist hinterlegt, bei welcher Auftragsmenge das Material zugekauft werden soll.

Dem entsprechend ist das Feld "Best." aktiviert.

Wurde der Auftrag zu einem Abrufauftrag angelegt, so werden nur "Köpp-Materialien"  zum bestellen markiert (wenn der Mindestestellpreis errecht wird). Alle anderen Materialien

müssen aktiviert werden, wenn sie trotz der Automatik bestellt werden sollen.

Nach dem Aktivieren kann in der Liste auch die Menge, die bestellt werden soll, überschrieben werden.

Die Informationen über aktuelle Bestände, Bestellungen und Wareneingang können Sie der Liste entnehmen.

Die automatische Bestellung erfolgt nicht:

- Zukaufteil wurde im verknüpften Rahmenvertrag schon bestellt

- Mindestpreis nicht erreicht

- Mindestbestellmenge nicht erreicht

- Verpackungseinheit passt nicht zur Sollmenge

- Genügend Zukaufteile noch auf Lager

Mindestbestellmengen, Verpackungseinheiten werden beim bestellen überprüft und gemeldet. Die Bestellmenge erhöht sich automaitsch auf die nächst mögliche Bestellmenge.

Ist ein Mindestpreis beim Lieferanten hinterlegt, so wird dieser bei unterschreitung ebenfalls gemeldet.

Die Zukaufteile sind entsprechend dem Status farbig markiert:

Blau – Zukaufteil ist noch nicht weiterbearbeitet.   - Das Feld Bestellen kann noch aktiviert/deaktiviert werden

Pink -  Zukaufteil ist schon in der Bedarfsmeldung 

(Hier werden die Bestellungen vorbereitet)              - Das Feld bestellen    kann noch aktiviert werden.

  Bei einer Deaktivierung unbedingt den Einkauf davon in Kenntnis setzen.

Grün- Zukaufteil wurde schon bestellt                                 - ist die Bestellung unnötig, unbedingt den Einkauf  in Kenntnis setzten.

  Eventuell kann die Bestellung storniert werden.

Lila – Zukaufteil wurde geliefert

Werden Zukaufteile nachträglich geändert, so muss die Arbeitskarte neu gedruckt werden. Hiermit werden die Zukaufteile geprüft und Aktualisiert.

Im Status "Offen"(Blau) kann das Bestellhäcken entfernt werden ud beim neuen Zukaufteil gesetzt werden.

Im Status "Beadarfsmelldung"(Pink) kann das Bestellhäcken entfernt werden ud beim neuen Zukaufteil gesetzt werden. Hierbei dem Einkauf mitteilen, das das zukaufteile ersetzt wurde.

Im Status "Bestellt"(Grün) kann das Bestellhäcken nicht entfernt werden. Hierbei mit dem Einkauf klären, ob die bestellung storniert werden kann.

Im Status "Geliefert"(Lila) kann das Bestellhäcken nicht entfernt werden.

Zukaufteile dürfen nur im Auftrag, Produktionsauftrag und Rahmenvertrag bestellt werden

Abb. Zukaufteile1

Abb. Zukaufteile2

Erklärung zu den Mengenangaben der Zukaufteile

Soll Menge                        Berechnete Menge für Einkauf                    ( Artikelmenge x  Anzahl pro Stück)

Menge VT zu EK              Menge, die Eingekauft werden soll              (Kann vom Vertrieb geändert werden)

Akt. Bestand Material        Aktueller Lagerbestand Material                 (im Beispiel : 664728)

Zur Verfügung                    Lagerbestand des zugeordneten Artikels     (Halbfertigware, im Beispiel : 23409003)

AB-Menge                        Aktuelle Auftragsmenge der Fertigware       (00 Artikel)

Akt Bestand Artikel           Aktueller Bestand der Fertigware

Druckoptionen und sonstige Funktionen

Das Layout des Firmen-Logos (Kopf- und Fußzeile) kann in der Konfiguration eingestellt und bearbeitet werden.

  Mit diesem Button erhalten Sie die Seitenansicht der Auftragsbestätigung. 

  Mit diesem Button erfolgt der Ausdruck der einer Auftragsbestätigung. Ist kein Drucker in der Benutzerverwaltung oder Konfiguration hinterlegt, so erfolgt die Anzeige der Druckerauswahl.

         Der Auftrag wird als gedruckt markiert sobald ein Ausdruck vom Auftrag in Form einer Auftragsbestätigung erfolgte. 

    Mit diesem Button wird die Auftragsbestätigung im hinterlegten Ordner (Konfiguration) gespeichert und anschließend angezeigt.

ist eine Mailadresse im Auftrag hinterlegt, so kann mit dem Button das in Windows hinterleget Mailprogramm geöffnet werden. Diese wird automatisch gefüllt mit den Informationen zur Auftragsbestätigung

        In die Zwischenablage wird der Textbaustein "Vorlage AB Email" kopiert, so dass dieser mit der Tastenkombination (STRG+V) oder (SHIFT+EINFG) in die Mail eingefügt werden kann.

       Wurde zuvor eine PDF erzeugt, so kann diese nun auch in der Mail angehangen werden. Zusätzlich wird die Auftragsbestätigung als Kopie gedruckt.

Keine Produktion

Wird ein Auftrag nicht produziert (z.B. Verkauf von fertigen Artikel) so kann mit dem Button der Auftrag sofort als Fertig gemeldet abgespeichert werden.

Es erfolgt eine Abfrage, ob ein Lieferschein erstellt werden soll. Wird diese Abfrage bestätigt, so wird auch sogleich der Lieferschein angelegt (als Datensatz und als PDF-Datei)  und kann sofort ausgedruckt werden.