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DB-System Dokumentation |
| Buchhaltung Buchungsübergabe |
Das Modul Buchungsübergabe dient zur Protokollierung und Prüfung der Fakturierungsdaten zur Übergabe an
die Finanzbuchhaltung.
Folgende Schnittstellen stehen zur Verfügung :
-
SBS (Fakturierungs- und Stammdaten für Debitoren)
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DATEV (Fakturierungs- und Stammdaten für Debitoren)
-
LEXWARE (Fakturierungsdaten für Debitoren und Kreditoren)
Die Übergabe erfolgt immer für eine Buchungsperiode, wobei der Zeitraum frei gewählt werden kann.
Sobald eine Übergabe durchgeführt wird, wird der Datensatz als Übergeben gesichert und kann nicht mehr verändert
werden. Die Transferdateien werden intern gesichert, so dass die Daten beliebig oft reproduziert werden können.
Die Bereiche, für die keine Schnittstellendefinition vorliegt, sind Deaktiviert.
Die Übergabe erfolgt jeweils für den Kreditoren- oder den Debitorenbereich.
Das Modul enthält folgende Register
Abb. Modul Buchungsübergabe
Der
Button 
wird im
Anzeigemodus aktiviert, wenn eine Transferdatei gespeichert wurde. Die
Datei
wird in der Datenbank gesichert und kann bei Bedarf exportiert werden.
Das Register Daten dient zur Eingabe der Kriterien für die Datenübergabe.
Die Transferdatei enthält grundsätzlich die Daten aus einer Buchungsperiode.
Buchungsperiode/Zeitraum
Bei einer Neuerfassung wird der Buchungszeitraum mit dem nachfolgenden Zeitraum der letzten Übergabe vorbelegt
und kann bei Bedarf geändert werden.
Es
werden nur die Daten übergeben, die dem gewählten Zeitraum und der
Abrechnungsperiode entsprechen.
Übergabe Fakturierungsdaten
Standardwert: aktiv
Mit diesem Schalter wird bestimmt, ob die Fakturierungsdaten übergeben werden.
Vorgänge abschließen
Standardwert: aktiv
Mit diesem Schalter wird bestimmt, ob die Vorgänge (Rechnungen, etc.) abgeschlossen werden.
Dadurch werden sie für die weitere Bearbeitung gesperrt. Die Vorgänge werden nicht noch einmal an die FiBu übergeben.
Speicherort der Fakturierungsdaten
Auswahl Datei.
Der Pfad für die Ablage der Transferdateien kann in der Konfiguration eingestellt werden.
Der Dateiname setzt sich aus 'FB' + Id der Buchung + Dateiendung (Einstellung in der Konfiguration) zusammen.
Übergabe Debitoren
Mit diesem Schalter wird bestimmt, ob die erfassten Debitoren aus dem gewählten Zeitraum übergeben werden.
Speicherort der Debitordaten
Auswahl Datei.
Der Pfad für die Ablage der Transferdateien kann in der Konfiguration eingestellt werden.
Der Dateiname setzt sich aus 'KD_' + Datum der Übergabe + Dateiendung (Einstellung in der Konfiguration) zusammen.
Der
Dateiname wird automatisch generiert. Sollten Sie einen neune Name eingeben, so
beachten Sie bitte, dass einige
FiBu-Programme (Datev) zur Konvertierung einen Namen mit max. 8 Buchstaben erwartet.
Abb. Register Daten
Der Button
erzeugt ein
Protokoll (Abb. Prüflauf)
mit den Vorgängen aus dem gewählten Zeitraum.
Die Vorgänge können so geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
Folgende Daten werden geprüft:
Status des Vorgangs (offen) Nur Vorgänge mit Status "Freigabe" werden übergeben
Debitor (Debitorennummer fehlt) Übergabe NEIN
Sachkonto (Sach-/Erlöskonto fehlt) Übergabe NEIN
Kostenstelle (Kostenstelle fehlt) Übergabe JA
Gesperrt (Datensatz ist gesperrt) Übergabe NEIN
Umsatz (Differenz zwischen Buchungsumsatz und gedruckter Umsatz) Übergabe JA
Mit dem Button
wird die
Übergabe gestartet. Die Vorgänge werden geprüft und im gewählten
Ordner gespeichert. Nach der Übergabe der Fakturierungsdaten wird ein Protokoll ausgegeben (Abb. Protokoll) .
Wurden auch die Kunden zur Übergabe markiert, so startet nach dem Ausdruck des Protokolls die Kundendaten
exportiert. Hierbei werden alle Kunden übergeben, die in dem gewählten Zeitraum erfasst oder geändert wurden.
War der Export erfolgreich, so wird der Datensatz automatisch gespeichert und erhält den Status "Übergabe erfolgt".
Im Register Info werden Details zur Übergabe angezeigt.
Die Felder FiBu-Programm, Berater und Mandant werden bei einer Neuanlage mit
den Angaben aus der Konfiguration gefüllt.
Die übergebenen Vorgänge (Fakturierung und Geschäftspartner) werden in den Register
Fakturierung und Geschäftspartner angezeigt,
Wurden die Vorgänge abgeschlossen, so können sie hier zurückgesetzt werden.
Dies ist nur mit Admin-Rechten für dieses Modul möglich.
Die Markierungen (Spalte Undo) kann mit der Maus Aktiviert/Deaktiviert werden.
Die Vorgänge können dann erneut übergeben werden.
Abb. Register Info
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